Perbendaharaan Go Green
Perbendaharaan Go Green. Konsepnya adalah green office. Kantor-kantor modern dengan visi lingkungan sudah menerapkannya. Lihatlah kantor Google atau barangkali Anda punya contoh lainnya. Keren bukan? Saya pengen punya kantor seperti itu.
Ada 6 program: penghematan listrik, penghematan air, penghematan kertas, peningkatan kenyamanan, program kebersihan dan program penghijauan.
Sejatinya itu bukan sesuatu yang benar benar baru. Dikemas kembali dengan momentum yang tepat untuk memberikan gaung yang besar dan menjalar. Kita bikin pemantik di Hari Bakti, lalu menerbitkan surat edaran dan menggemakan saat Rapimnas.
Kita daulat Menteri untuk melaunching. Beliau mengapresiasi sekaligus memberikan tantangan: efisiensi listrik, air dan kertas. Rewardnya nanti untuk meningkatkan kenyamanan yang identik dengan kebahagiaan serta kegembiraan. Bagaimana caranya?
Bukan tugas anda untuk memikirkan itu. Mungkin kalimat barusan agak sinis. Karena kebanyakan orang akan menanggapinya dengan pola pikir atau mindset yang sudah terpatri, yang ujungnya lebih banyak negatifnya. Untuk sebuah inovasi, Anda tidak boleh seperti itu. Meresponnya butuh cara pandang yang out of the box. Pupuslah semua cara pikir yang eksisting termasuk abaikan dulu aturan yang ada. Ketahuilah, aturan bisa direvisi, bisa dibuat yang baru.
Yang jelas itu bukan tugas anda. Tugas kita adalah menjawab tantangan menteri dan menyodorkan bukti. Apakah bulan depan tagihan listrik turun, apakah biaya ATK juga turun?
Penghematan Kertas
Bagian ini seharusnya diletakkan diawal tulisan, sebelum alinea pertama. Karena inilah cerita, gagasan go green itu mengemuka.
Kembali ke kantor pusat setelah hampir 3 tahun di Kalimantan, ternyata belum ada yg berubah.
Tumpukan kertas, laporan dan dokumen menyisakan keprihatinan. Hari gini masih pake kertas?
Memang saat ini sedang dirancang konsep dan penerapan e-office. Tapi ini butuh waktu. Karena itu, dalam jangka pendek kita siapkan cara untuk menghentikan arus kertas ke Kantor Pusat. Kita alihkan pengirimannya hanya cukup dengan softcopy. Ada beberapa laporan yang sudah menggunakan email. Tapi ini juga terkendala dengan legalitas email yang digunakan, sementara bila pakai email resmi ada hambatan pada kuota data. Ada kesulitan juga bila akan melakukan monitoring pengiriman.
Karena itu, sedang digagas pelaporan melalui portal. Unit daerah cukup mengunggah laporan pada portal dan secara otamatis Kanpus bisa mengunduh dan memonitornya. Manajemennya saya kira lebih bagus dibanding email.
Surat tembusan. Ini yang juga bikin saya risau. Kadang sebenarnya tidak diwajibkan adanya tembusan. Lebih pada inisiatif untuk sekedar laporan agar pimpinan tahu.
Ketahuilah, itu sesuatu yg benar-benar mubazir. Tidak ada waktu dan kewajiban bagi penerima tembusan untuk memberikan tanggapan. Paling didisposisi: udk alias untuk diketahui, lalu diarsip kadang langsung masuk mesin penghancur kertas. Dibaca pun tidak.
Untuk itu, perlu adanya kesadaran, sensitifitas "perlu tidaknya suatu tembusan", tanpa mesti menunggu surat edaran mengenai penghentian tembusan surat.
Penyusun kebijakan juga perlu disadarkan untuk tidak lagi mewajibkan unit vertikal mengirimkan tembusan. Cukuplah laporan disampaikan pada instansi utama yang membutuhkan, jangan mengotori unit lain dengan kertas.
Habit pimpinan juga perlu diubah. Mereka juga mesti dibebaskan dari kertas minded. Jangan sedikit sedikit minta dicetakkan bahan rapat. Toh beliau beliau ini punya gadget. Semua bahan materi bisa dibaca disana. Dan jika ada salah salah sedikit langsung bisa ia koreksi.
Poinnya adalah dengan IT sekarang, mestinya penggunaan kertas tidak perlu lagi. Jamannya sudah ebook.
Target Perbendaharaan Go Green tidak hanya di internal, secara bertahap program ini mesti kita tularkan ke unit lain. Kita memang perlu membuat contoh lebih dulu.
Ada 6 program: penghematan listrik, penghematan air, penghematan kertas, peningkatan kenyamanan, program kebersihan dan program penghijauan.
Sejatinya itu bukan sesuatu yang benar benar baru. Dikemas kembali dengan momentum yang tepat untuk memberikan gaung yang besar dan menjalar. Kita bikin pemantik di Hari Bakti, lalu menerbitkan surat edaran dan menggemakan saat Rapimnas.
Kita daulat Menteri untuk melaunching. Beliau mengapresiasi sekaligus memberikan tantangan: efisiensi listrik, air dan kertas. Rewardnya nanti untuk meningkatkan kenyamanan yang identik dengan kebahagiaan serta kegembiraan. Bagaimana caranya?
Bukan tugas anda untuk memikirkan itu. Mungkin kalimat barusan agak sinis. Karena kebanyakan orang akan menanggapinya dengan pola pikir atau mindset yang sudah terpatri, yang ujungnya lebih banyak negatifnya. Untuk sebuah inovasi, Anda tidak boleh seperti itu. Meresponnya butuh cara pandang yang out of the box. Pupuslah semua cara pikir yang eksisting termasuk abaikan dulu aturan yang ada. Ketahuilah, aturan bisa direvisi, bisa dibuat yang baru.
Yang jelas itu bukan tugas anda. Tugas kita adalah menjawab tantangan menteri dan menyodorkan bukti. Apakah bulan depan tagihan listrik turun, apakah biaya ATK juga turun?
Penghematan Kertas
Bagian ini seharusnya diletakkan diawal tulisan, sebelum alinea pertama. Karena inilah cerita, gagasan go green itu mengemuka.
Kembali ke kantor pusat setelah hampir 3 tahun di Kalimantan, ternyata belum ada yg berubah.
Tumpukan kertas, laporan dan dokumen menyisakan keprihatinan. Hari gini masih pake kertas?
Memang saat ini sedang dirancang konsep dan penerapan e-office. Tapi ini butuh waktu. Karena itu, dalam jangka pendek kita siapkan cara untuk menghentikan arus kertas ke Kantor Pusat. Kita alihkan pengirimannya hanya cukup dengan softcopy. Ada beberapa laporan yang sudah menggunakan email. Tapi ini juga terkendala dengan legalitas email yang digunakan, sementara bila pakai email resmi ada hambatan pada kuota data. Ada kesulitan juga bila akan melakukan monitoring pengiriman.
Karena itu, sedang digagas pelaporan melalui portal. Unit daerah cukup mengunggah laporan pada portal dan secara otamatis Kanpus bisa mengunduh dan memonitornya. Manajemennya saya kira lebih bagus dibanding email.
Surat tembusan. Ini yang juga bikin saya risau. Kadang sebenarnya tidak diwajibkan adanya tembusan. Lebih pada inisiatif untuk sekedar laporan agar pimpinan tahu.
Ketahuilah, itu sesuatu yg benar-benar mubazir. Tidak ada waktu dan kewajiban bagi penerima tembusan untuk memberikan tanggapan. Paling didisposisi: udk alias untuk diketahui, lalu diarsip kadang langsung masuk mesin penghancur kertas. Dibaca pun tidak.
Untuk itu, perlu adanya kesadaran, sensitifitas "perlu tidaknya suatu tembusan", tanpa mesti menunggu surat edaran mengenai penghentian tembusan surat.
Penyusun kebijakan juga perlu disadarkan untuk tidak lagi mewajibkan unit vertikal mengirimkan tembusan. Cukuplah laporan disampaikan pada instansi utama yang membutuhkan, jangan mengotori unit lain dengan kertas.
Habit pimpinan juga perlu diubah. Mereka juga mesti dibebaskan dari kertas minded. Jangan sedikit sedikit minta dicetakkan bahan rapat. Toh beliau beliau ini punya gadget. Semua bahan materi bisa dibaca disana. Dan jika ada salah salah sedikit langsung bisa ia koreksi.
Poinnya adalah dengan IT sekarang, mestinya penggunaan kertas tidak perlu lagi. Jamannya sudah ebook.
Target Perbendaharaan Go Green tidak hanya di internal, secara bertahap program ini mesti kita tularkan ke unit lain. Kita memang perlu membuat contoh lebih dulu.
***